Piloter une entreprise nécessite une bonne organisation pour parvenir à organiser ses chantiers, ses projets, ses devis et ses factures, ses stocks et la gestion de l’entreprise dans son ensemble (comptabilité, administratif…). Pour vous aider à mieux gérer certaines tâches, comme l’édition des devis et factures, des outils existent : les logiciels de devis.
Un logiciel de devis, c’est quoi exactement ?
Simple et intuitif, le logiciel de devis (souvent appelé logiciel de facturation, car complet) vous aide au quotidien dans votre gestion d’entreprise. Dans ce logiciel, tous vos devis et systèmes de facturation sont centralisés, facilitant votre organisation. Avec ce type de logiciel, fini les fichiers sans nom éparpillés dans votre ordinateur. Personnalisable, le logiciel vous permet d’éditer des devis et des factures à l’image de votre entreprise, selon sa charte graphique notamment, un point non négligeable pour votre communication.
Logiciel entièrement automatisé, vous y ajoutez simplement les informations relatives à votre entreprise (coordonnées…), tous vos produits et votre taux de TVA. Ainsi, le remplissage des devis et des factures devient plus simple et moins long. Selon la TVA appliquée à vos différentes prestations, vos charges… les coûts HT et TTC sont automatiquement calculés, ainsi, plus d’erreurs possibles!
Notez également que les logiciels de devis sont utilisables par tous les chefs d’entreprise, indépendamment de la taille de celle-ci : micro-entreprise, start-up, TPE, PME, TGE…
Enfin, en étant le plus souvent hébergés en ligne, ces logiciels de gestion ne nécessitent pas d’installation ou de compétences en informatique pour être utilisés.
Bien entendu, l’usage d’un logiciel de devis n’est pas obligatoire, mais vous fera grandement gagner du temps et en productivité.
Les avantages des logiciels de devis
Si le logiciel de devis est facile à utiliser et aide les entreprises dans leur gestion quotidienne, ces outils présentent de nombreux autres avantages pour les dirigeants de société.
Éditer des devis conformes
Cela va de soi, le logiciel de devis permet de générer des devis, mais des devis conformes à la législation. Pour rappel, un certain nombre d’éléments sont obligatoires sur un devis et une facture. Avec un logiciel de devis en ligne, vous limitez les erreurs et êtes assurés de produire des documents légaux.
En cas de contrôle fiscal, vous pourrez alors présenter des documents conformes et vous éviter une amende. Cette dernière s’élève à 15 € par erreur ou information manquante sur une facture.
Un gain de temps, de productivité et une réduction des coûts
Avec un système automatisé tel que celui des logiciels de devis, c’est certain, vous gagnez en productivité! En effet, vous perdez moins de temps à rédiger vos devis et factures à la main ou avec un tableur comme Excel.
De plus, vous réduisez vos coûts, car vous n’avez plus de frais d’envoi (par la poste ou une plateforme payante) et d’impression.
Un logiciel complet
À ces premiers avantages, les logiciels de devis sont performants et sécurisés, garantissant la confidentialité de vos documents comptables. À cela, ajouter de nombreuses fonctionnalités annexes, plus ou moins développées selon l’outil utilisé :
- Un système de relance pour les clients n’ayant pas encore réglé les factures ;
- Le suivi des acomptes déjà payés ;
- Le chronométrage des prestations afin d’avoir un relevé d’heure précis pour éditer la facture ;
- L’archivage de vos factures ;
- Des envois de factures automatiques ;
- Un suivi d’activité, très apprécié par les micro-entreprises ;
- Une application mobile pour gérer de n’importe où votre entreprise.
L’offre étant variée, le plus difficile sera de choisir le bon logiciel de devis pour votre entreprise.
Bien choisir son logiciel de devis
Payant avec ou sans version d’essai ou totalement gratuit, votre logiciel de devis en ligne doit avant tout correspondre à vos attentes et répondre à vos besoins en matière de gestion d’entreprise (gestion des stocks, système de sauvegarde…). Aussi, pour que votre logiciel de devis soit adapté à votre société prenez en compte :
- La taille de votre structure ;
- Le nombre de collaborateurs amenés à utiliser la plateforme pour l’édition de devis et de factures ;
- Votre budget ;
- Votre système de comptabilité actuel ;
- Votre secteur d’activité (restauration, mode et beauté, automobile…).
À ce jour, les meilleurs logiciels de devis et de facturation, selon plusieurs comparateurs en ligne, sont Zervant, QuickBooks, Henrri (gratuit) et Factomos.
Sachez aussi que de tels logiciels peuvent être spécifiques à certains secteurs. Si vous êtes un professionnel du bâtiment par exemple, il existe des outils spécialisés dans votre secteur d’activité comme Obat.
Enfin, le meilleur moyen pour trouver LE logiciel de devis qui vous fera gagner en productivité reste d’utiliser un ou plusieurs comparateurs en ligne tout en gardant à l’esprit vos différents critères. Consultez les avis, faites des estimations de coûts et lancez-vous!
Tester les plateformes dans leur version gratuite vous permettra d’évaluer en situation réelle les performances du logiciel.
