Réaliser la déclaration d’embauche d’un salarié est une étape indispensable pour accueillir votre nouvel employé au sein de votre entreprise. En l’absence de cette déclaration, votre entreprise et vous-même vous exposez à des sanctions du domaine civil, administratif et pénal. Vous trouverez dans cet article toutes les informations pratiques concernant cette démarche, afin de réaliser une intégration de salarié dans les règles de l’art.
À quoi sert la déclaration d’embauche d’un salarié ?
Vous allez accueillir un nouvel employé dans votre équipe ? Avant que celui-ci ne débute sa première journée de travail, il est nécessaire de réaliser une DPAE (une Déclaration Préalable À l’Embauche) : cette démarche doit être réalisée dans les 8 jours avant la date effective d’embauche auprès de l’URSSAF ou de l’organisme de sécurité sociale dont dépend votre entreprise. Il s’agit d’une des formalités administratives obligatoires à l’embauche d’un salarié, au même titre que la programmation d’une visite médicale dans le cadre d’un CDI, par exemple.
La déclaration d’embauche d’un salarié vous permet, en tant qu’employeur, de réaliser les actions suivantes :
- L’immatriculation de votre employé à la CPAM ou à la MSA ;
- Votre affiliation à l’assurance chômage ;
- Votre immatriculation à la sécurité sociale (général) ;
- La demande d’une visite médicale pour votre salarié.
Notez que dans le cas d’un salarié agricole, cette déclaration vous permet également de demander son affiliation aux institutions liées à son statut (notamment au service de santé du travail concerné). Cette déclaration préalable à l’embauche comporte les informations suivantes :
- Le code APE et le SIREN de l’employeur ;
- La dénomination sociale de l’entreprise ;
- Vos noms et prénoms, ainsi que ceux du salarié ;
- Le numéro de sécurité sociale de l’employé (si applicable) ;
- La date et le lieu de naissance du salarié ;
- Son sexe ;
- Votre service de santé du travail ;
- Le moment exact prévu de l’embauche (heure comprise) ;
- La durée de la période d’essai (si applicable) ;
- La durée du contrat de travail et sa nature.
Comment effectuer la déclaration d’embauche d’un salarié ?
Notez que dans le cas d’une déclaration d’embauche d’un nouveau salarié agricole, il est aussi nécessaire de fournir à votre organisme de sécurité sociale (dans ce cas, à la MSA), les informations relatives à l’organisation de la visite médicale, ainsi qu’au calcul des cotisations liées à ce statut d’employé agricole.
Si votre entreprise dépend du régime général de la sécurité sociale (URSSAF), alors vous devez fournir toutes ces informations à cet organisme précis, afin de réaliser une déclaration d’embauche dans les règles de l’art. La déclaration devra être envoyée à la MSA si votre employé dépend du régime de la protection sociale agricole.
Précisons que dans ces deux cas de figure, la déclaration d’embauche d’un salarié doit être transmise par voie dématérialisée, directement sur le site internet de l’organisme de sécurité sociale concerné par votre demande.
Si vous préférez réaliser cette déclaration par voie matérielle, vous pouvez utiliser un formulaire dédié, nommé le Cerfa 14738*01. Celui-ci doit alors être transmis à votre organisme de sécurité sociale par lettre recommandée et avec avis de réception. Vous pouvez retrouver davantage d’informations à ce sujet en vous rendant sur travail-emploi.gouv.fr.
D’autres possibilités s’offrent à vous en fonction de votre situation :
- Le Titre Emploi-Services Entreprises ;
- Le Chèque Emploi Associatif ;
- Le Titre Emploi Simplifié Agricole.
Il s’agit de trois manières de réaliser la déclaration d’embauche de votre salarié de façon simplifiée. Le TSE concerne les entreprises de moins de 20 employés, le TESA les entreprises agricoles, et le CEA est destiné aux associations sans but lucratif. N’hésitez pas à obtenir davantage d’informations directement sur le site internet de ces organismes.
Que se passe-t-il en cas de non-déclaration d’embauche d’un salarié ?
Comme précisé au long de cet article, la déclaration préalable à l’embauche est une étape obligatoire : ne pas réaliser cette démarche vous expose à des sanctions administratives, pénales et civiles lourdes. En effet, la non-déclaration de votre employé peut être considérée à long terme comme une tentative de travail dissimulé, vous exposant à 225 000 euros d’amende si vous êtes une personne morale, contre 45 000 euros d’amende si vous êtes une personne physique, en plus de trois années potentielles d’emprisonnement.
Des sanctions plus légères, mais tout de même préjudiciables pour votre entreprise peuvent aussi être appliquées en l’absence d’une déclaration à l’embauche d’un salarié réalisée en bonne et due forme. Vous risquez en effet une sanction administrative s’élevant à 1 158 euros (par salarié non déclaré), ainsi que de potentielles sanctions pénales. Précisons également que l’URSSAF procédera à la régularisation des impayés, ce qui constitue une sanction du domaine du civil.
Ainsi, pour vous assurer de réaliser votre déclaration dans les règles de l’art, vous avez la possibilité de consulter l’ensemble des informations légales relatives à cette démarche sur le site internet du gouvernement.
